2008年11月18日

手帳活用法の確認

もうすぐ手帳を使う生活に戻るので、
丸の内丸善で吟味して、09年度版は高橋手帳のこれ↓を買ってきました。
http://www.takahashishoten.co.jp/notebook/978-4-471-68095-4.html
やっぱり手帳は直にとって確認して買うのが一番ですね。

ちなみに、『ワタミの夢手帳』とか『フランクリンプランナー』みたいな、
「夢をかなえる」系の手帳は私にはしっくりきません。
所詮は手帳は、スケジュール管理の道具の域を脱しないかなぁ、と思ってます。


さてさて、8か月も手帳なしの生活をしていたので、活用方法を忘れています。
そこではたまた『The21』の「手帳術特集」より抜粋して覚え書き的に確認します。
(自分向けに書いてあるので、普遍性はありませんよ。あしからず)

1.アポやスケジュールは必ず一か所に集約する
 これはオン、オフ問わずにですね。アポが確定した時点ですぐに記入。
 手帳を見たらスケジュールがわかるって感じにしたいですね。

2.いつでもどこでも持ち歩き「その場ですぐメモ」を徹底
 これは現場、実験室系の技術者はできないです。手帳を持ち歩けませんから。
 でも「その場ですぐメモ」って、とっても大事。
 だから、現場に行く時は制服の胸ポケに入るノートにメモを記入。
 その後、アポやスケジュールは手帳に転記。

3.アポは「始まりの時間」だけでなく「終わりの時間」も書き込む

 「終わりの時間」を意識することで、デッドライン効果で効率が増しますね。
 ぜひ意識したいです。

4.外出する用事のときは移動時間も書き込む
 まあ、まず出張することはないんですが(笑)。 覚えておきます。

5.未確定のアポも鉛筆で必ずメモ
 後で消しゴムで消せるように。その場で時間を埋めるというのがポイント。

6.翌日のスケジュールを一日の最後に必ず確認
 これって大事なことですよね。
 朝会社に来た時「今日は何するんだったっけ?」と思うのと大きな違いです。
 精神的にも楽になると思います。

7.「小さな締め切り」をつくり手帳にすべて書き込む
 例えば「○○会議でプレゼンテーションする」という仕事の場合、
 「資料集め」「構想を練る」「パワポ作成」「練習・確認」と細かくタスクを分け、
 それぞれに締め切りをつけるってことですね。
 これは精神的にかなりラクになりそうなテクニック。

8.想定外の事態に備えて予備時間も確保しておく。
 スケジュールをタイトに埋めすぎないってことですね(笑)
 これはとても大事。遊びがなくなるとストレスがたまりますから。

9.ToDoは「細かく分解」してできるかぎり具体的に書く
 7番と同じようなテクニック。大きな漠然としたToDoではなくて、
 具体的な行動まで落とし込んだToDoまで細かく分けるということ。

10.ToDoはメモ欄ではなくスケジュール欄に直接書き込む
 これも現場系には難しいんですよ(笑)
 現場⇔事務所を行ったり来たりするから、手帳だけに書き込むとToDoが確認できない。
 だから私は胸ポケノートにも手帳にも一日のToDoを書きこむことにしています。

11.「メールの返信し忘れ」を手帳にメモして防止
 これはやっていなかったですね。
 基本は「メールはすぐ返信、さもなくば○○日までに回答することを返信」というのは心がけていましたが、
 その○○日というのも手帳に記入するということですね。 覚えておきます。

12.「いつやるのがベストか」をよく考えてスケジュールを組む
 人間は一日でもやる気が出る時間帯と出ない時間帯があります。
 たとえば、午前中の10〜12時は冴えてる時間帯。
 午後の13時〜15時は眠気に耐える時間帯(笑)
 だから、午前中にデスクワークを午後にアウトワーク、もしくはミーティングを持ってくる。

13.「自分アポ」も書き込み一人でやる仕事の時間を確保
 「パワポ作成」とか「レポート作成」なんてこの典型です。
 その時間に用事を頼まれても「アポ入ってます」って言っちゃえばいいんですよね。
 「定時後にやればいいや」という考え方はもうやめようと思います。
 おまけに、平日のオフの「自分時間」もスケジュールに入れちゃおうと思います。
 「19時〜20時 ジョギング」とか。 これこそ残業ゼロの人生力!(by吉越浩一郎)


これを書いていて、だんだん仕事のやり方を思い出してきました。
以前よりムリなくムダなくこなしていく、というのを意識してやってきたいと思います。

まあ、当然まずは目の前の「健康」ですが(笑)
posted by 地獄坂 at 11:21| 茨城 雨| Comment(0) | TrackBack(0) | 日記 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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